Správna porada vedie k cieľu

Jedni považujú porady za nutné zlo, plytvanie časom, počas ktorého sa zamestnanci ulievajú z práce, iní za nenahraditeľný spôsob vnútrofiremnej komunikácie. V zásade však platí, že bez porád to jednoducho nejde. Správne vedená porada totiž prispieva k riešeniu problémov, zhromažďuje nápady a motivuje ľudí.

"Porady sú dôležité pre všetky strany - pre zamestnancov, manažéra aj firmu. Je to príležitosť odovzdávať a prijímať informácie, dozvedieť sa o dosiahnutých výsledkoch a zámeroch spoločnosti. V rámci porád vzniká príležitosť riešiť prevádzkové a organizačné problémy a tiež spoznať názory zamestnancov," hovorí konzultantka spoločnosti KNO Slovensko Ľubica Takáčová.

Aby však porada nebola stratou času, treba sa zamyslieť nad tým, aký typ stretnutia je pre danú úlohu primeraný a či sa problém nedá riešiť aj inak. Ak to bez porady nejde, všetci jej účastníci by mali spolupracovať. Aby dokázali dosiahnuť spoločný blízky cieľ, nemalo by ich byť viac ako 25 až 30 - nad touto hranicou je dohoda už ťažko možná.

Kto sa má zúčastniť
Správny šéf nepovažuje za zmysluplné zvolávať vždy všetkých zamestnancov, ale len tých, ktorých sa konkrétny problém naozaj týka. Ostatných, ktorých sa dotkne len okrajovo, stačí informovať len obežníkom či kópiou rokovacieho protokolu, píše Thomas Wieke vo svojej príručke Porady a jednání.

"Vyvarujte sa pozývania ľudí len z informatívnych dôvodov, falošnej slušnosti či pre ich pracovnú pozíciu. Spôsobuje to zbytočné zádrhy," odporúča partner spoločnosti KNO Steven Kelly.
Starostlivý výber účastníkov prináša výhody všetkým - nepozvaným, ktorí nemárnia svoj drahocenný čas a budú preto lepšie naladení na vlastnú prácu, aj pozvaným - pretože porada s menším počtom členov prirodzene trvá kratšie. Ušetrený čas sa dá využiť na podrobnejší rozbor témy.

Čím a kedy začať
Podľa odborníkov sa na poradu treba pripraviť hneď, ako sa človek dozvie, že sa porada bude konať. Obzvlášť to platí v prípade, keď chcete sami zaradiť nejaký bod do rokovania. "Ak s ním vyrukujete až vtedy, keď už je program porady hotový, zaradí sa pravdepodobne medzi Ostatné - pozri strana 27 a ďalej. Čo je pre vás dôležitejšie ako Ostatné, malo by sa dostať na program rokovania ako samostatný bod," radí Wieke.

Keď sa šéf opýta, koľko firma vlani predala, odpoveď by nemala znieť "teraz to, bohužiaľ, neviem". V momente, ako sa zamestnanec zúfalo začne prehrabávať v podkladoch a šéf krčí čelo, začína byť netrpezlivý. U niektorých kolegov možno postrehnúť náznaky škodoradosti.

Zo začiatku sú podobné situácie takmer nevyhnutné, ale na opakujúce sa otázky sa dá pripraviť. Čísla, údaje, pracovné výsledky, o ktorých sa dá predpokladať, že budú obľúbeným predmetom otázok, by mal mať človek vždy poruke.

Nadriadení majú najradšej, ak im ich podriadení dokážu podať ihneď a bez okolkov presné informácie. Kolegovia zasa ocenia, ak priebeh porady zbytočne neviazne. Zároveň sa tu otvára ďalšia šanca - ak viete vždy dodať žiadanú informáciu, budú sa vás častejšie pýtať. A koho sa pýtajú, ten býva vtiahnutý do preberaných tém a nemusí si k nim sám hľadať cestu.

Koľko trvá dobrá porada
K efektívnym poradám, bez ohľadu na typ firmy či podnikania, patria podľa Stevena Kellyho zo spoločnosti KNO štyri body: dôvod, agenda, čiže program, časový rámec a zápis z porady. Porady by sa mali konať tak často, ako na ne ľudia majú skutočný dôvod.

Pritom dôvod porady by sa mal dať definovať v jednej či dvoch vetách. "Tento míting sa bude venovať novému marketingovému plánu." Alebo: "Na tejto porade si určíme úlohy pri organizovaní charitatívneho večera." Cieľom je, aby každý účastník vedel, prečo na poradu má ísť, čo má spraviť a ako sa vyhodnotí úspešnosť.

Trénerka Ľubica Takáčová pripomína, že dĺžka porady závisí od toho, či ide o manažérsku, riešiteľskú, výrobnú, krízovú, strategickú, alebo operatívnu poradu. Vo firmách sa najčastejšie konajú pravidelné porady operatívne alebo manažérske, ktoré informujú o priebehu jednotlivých projektov. Trvajú od hodiny do dvoch hodín.

Všetky ďalšie porady, hlavne riešiteľské, krízové, strategické a výrobné, trvajú často dlhšie. "Porady by mali byť pravidelné, čo súvisí s kontrolou cieľov. V tíme to býva raz za týždeň, v rámci projektového riadenia sú niekedy potrebné aj dvakrát do týždňa," hovorí Takáčová.

Ako vyzerá efektívna porada:
Začne sa včas.
Všetci poznajú jej cieľ.
Vopred je určený zapisovateľ a facilitátor porady. Ostatní účastníci porady rozdelenie úloh prijmú a dohodnú sa na pravidlách.
Dodržuje sa dohodnutá štruktúra diskusie.
Počas porady sa sledujú jednotlivé ciele, ako aj čas a prínos informácií jednotlivých účastníkov a prispievateľov.
Pozornosť účastníkov sa sústreďuje na ciele a rozhodnutia už v rámci porady.
Jednotlivé problémy a úlohy sa zapisujú, sumarizujú a smerujú k stanovenému cieľu.
Konflikty a úskalia sa podarí zvládnuť.
Tí, ktorých sa problém týka, sú vtiahnutí do aktívnej účasti.
Porada sa končí po sumarizovaní a odsúhlasení potrebných dohodnutých bodov, včas a najmä pozitívne.

Pravidlá hry
Renomovaný výrobca áut z Balingenu Bizerba počas reorganizácie výrobnej štruktúry stanovil Pravidlá pre spoluprácu, ktoré po miernej úprave poslúžia ako kódex správania na poradách:
1. Každý by mal aktívne spolupracovať. Pasívni poslucháči rovnako ako táraji, ktorí túžia po publiku, sú nežiaduci.
2. Každý účastník by mal byť tolerantný k názorom druhých.
3. Nové nápady a nezvyčajné spôsoby riešenia by sa nemali potláčať pichľavými poznámkami. Férovosť je pri kritizovaní najvyšším prikázaním.
4. Všetci účastníci sa zaväzujú pozorne počúvať rečníka a nechať ho dohovoriť. Povolené sú len priebežné otázky a komentáre vzťahujúce sa na tému.
5. Všetci rečníci sa zaväzujú, že budú prednášať čo najkratšie príspevky a nebudú nudiť poslucháčov opakovaním.
6. Každý názor má svoju váhu - nezávisle od firemnej hierarchie.
7. Každý dáva svoje nápady bez výhrad k dispozícii ostatným - úlohou každého je zamyslieť sa nad nápadmi ostatných.
8. Nie je nevyhnutné, aby všetci mali rovnaký názor - námietky treba preskúmať a zapracovať do konštruktívneho riešenia.

Čo kazí poradu
nedodržiavanie programu a času
odbočovanie od témy
nekontrolované vstupy do miestnosti
náhodné hlasovania
nepripravení účastníci
cudzie slová
prerušovanie
nepreštudované podklady
klebety v nevhodnom čase

Text: Katarína Sedláková pre magazín Pravdy
Foto: SHUTTERSTOCK